FAQ - Häufig gestellte Fragen

Sie fragen - wir antworten

SAALBAU FAQWer eine Veranstaltung plant und/oder durchführen möchte hat Fragen wie beispielsweise: was brauche ich, was darf ich oder was darf ich nicht, worauf muss ich achten?

Unser Team der Veranstaltungstechnik hat eine Liste mit Fragen zusammengefasst, die Sie sich bei der Planung einer Veranstaltung stellen sollten. Wir können Ihnen keine vorgefertigten Antworten geben, aber Ansätze aufzeigen und Ihnen vermitteln, was mit solchen Fragen gemeint ist. Wir haben zu jedem Punkt Anmerkungen angefügt, die Ihnen Grundlagen und Lösungsansätze bieten und aufzeigen, worauf zu achten ist.

Wir helfen Ihnen gerne weiter - fragen Sie uns. Wir unterstützten Sie bei Ihrer Veranstaltung.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß und eine tolle Zeit in unseren Häusern!


» Was für eine Art von Veranstaltung planen Sie?
  • Versammlung (Jahreshauptversammlung/Betriebsversammlung usw.)
  • Vortrag / Seminar
  • Seminar mit mehreren Arbeitsgruppen (evtl. Zusatzräume nötig!)
  • klassisches Konzert (Chor, Orchester, Jazz, Volklore,…)
  • Konzert mit großem technischem Einsatz (Rock, Pop….)
  • Party (DJ oder Band)
  • Fasching, bunter Abend (wechselndes Programm, versch. Künstler..)
  • Messe/Ausstellung

Nicht jedes Haus ist für alle Arten von Veranstaltung geeignet. Beispielsweise gibt es Auflagen in Bezug auf die Endzeit einer Veranstaltung (Nachtruhe) oder die Räumlichkeiten entsprechen einfach nicht Ihren Bedürfnissen. Lassen Sie sich von unserem Team der Vermietung oder dem jeweiligen Hausteam beraten, bzw. die Räumlichkeiten persönlich zeigen.

» Wie groß muss der Saal bzw. das ganze Gebäude sein? Wie viele Besucher erwarten Sie?
  • Art der Bestuhlung
  • Reihenbestuhlung  (Stühle in Reihen fest verbunden)
  • Bankettbestuhlung (4 Stühle pro Tisch an 2 Seiten der Tische)
  • Parlamentarisch (2 Stühle pro Tisch an einer Seite,)
  • festliches Bankett (runde Tische oder Tischgruppen im Saal)
  • Sonderbestuhlungen (Mischbestuhlungen)

Benötige Freiflächen im Saal / Foyer / Clubräume für

  • Tanzfläche
  • Tombola
  • eigene Licht- und/oder Tontechnik
  • Platz für die Regie (FOH) und Kameras
  • breite Gänge für Einzüge und Aktivitäten im Saal
  • Platz für Beamer, Leinwand oder andere Hilfsmittel
  • Catering (Tische, Sektbar, Getränkeausgabe…)
  • Ausstellungstafeln
  • Messestände/Präsantationsflächen

Bei der Planung und Erstellung von Bestuhlungsplänen unterliegt die SAALBAU gewissen Vorschriften, z.B. der MVStättV. Herr Bartsch oder Herr Schneider erstellen Ihnen auf Wunsch gerne einen individuellen Bestuhlungsplan, der nach den Vorgaben dieser Vorschriften erstellt wird.

» Welche Infrastruktur benötigen Sie?
  • reservierte Parkplätze
  • guten Anschluss an den ÖPNV und Fernverkehr
  • Anbindung an ein Hotel

Zu den Fragen der Parkplatzreservierung oder Verkehrsanbindungen können Ihnen die Vermietberaterinnen und -berater oder das jeweilige Hausteam Informationen geben. Hotelbuchungen nehmen wir nicht vor!

» Welche Zielgruppe erwarten Sie zu Ihrer Veranstaltung?
  • Mitarbeiter meiner Firma
  • Vereins- oder Parteimitglieder
  • Schüler und Kinder bis 16 Jahre
  • Jugendliche bis 18 Jahre
  • Personen der Generation 50+
  • Überwiegend Personen mit körperlicher Beeinträchtigung

Um Irritationen zu vermeiden: Bei dieser Frage geht es nicht um eine Denunziation einzelner Gruppen, sondern ob mehr Personal erforderlich ist, der Veranstaltungsort barrierefrei ist, Personenschutz notwendig ist oder das Jugenschutzgesetz zu beachten ist.

Die Verantwortung tragen Sie als Veranstalter, insbesondere beim Ausschank von Alkohol an Jugendliche.

Zusammengefasst geht es um die Rahmenbedingungen, die geschaffen werden müssen. Hier kann Ihnen Herr Windhövel weitere Tipps geben. Oder Sie wenden sich direkt an die Behörden, (Ordnungsamt, Feuerwehr).

» Detailfragen zum Bühnenprogramm

 Welche Programmpunkte sind geplant?

  • Vortrag
  • Präsentation
  • Alleinunterhalter oder DJ
  • Live-Musik mit Band
  • Artisten

Mit dem groben Gerüst einer Veranstaltung können wir abschätzen, welchen zeitlichen Rahmen die Veranstaltung einnimmt. Weiterhin zu berücksichtigen sind jedoch die Vorbereitungen, Soundcheck, eventuelle Umbauten während der Veranstaltung, Zwangspausen durch Darsteller- /Rednerwechsel, Nachbereitungen usw.

» Haben Sie alle Informationen von den Künstlern/Gastrednern?
  • Technical Rider/Bühnenanweisung (Beinhaltet immer die benötigte Technik und Zeiten, Material…)
  • Aufbauzeiten
  • Zeiten für Soundcheck/Proben
  • benötigt der Artist Hängepunkte

In einer Bühnenanweisung, die immer Bestandteil eines Vertrages mit Künstlern oder Artisten ist, werden Punkte wie benötigte Technik, Künstler-Catering, Garderoben, Aufbau/Soundcheck, Personal vor Ort und andere wichtige Fragen geregelt.

Sollten Sie eine Bühnenanweisung erhalten und Fragen dazu haben, sprechen Sie unser Team der Veranstaltungstechnik an.

» Sind Umbauten zwischen Veranstaltungsteilen notwendig?
  • Eine Bankettbestuhlung muss für die folgende Feier weggeräumt werden?
  • Programmpunkt 1 muss abbauen und Programmpunkt 2 aufbauen?
  • Wo können die Sachen gelagert werden?
  • Stört der Umbau oder müssen sogar die Gäste aus dem Saal?

Zum Schluss stellt sich immer zur Frage, wer sich darum kümmert. Hier können Sie auch unter „Was für Personal benötige ich“ schauen.

» Was für einen Bühnenaufbau habe ich bzw. benötige ich?
  • Flügel oder Klavier (Instrumente Allgemein)
  • Stühle, Tische, Schränke,…..
  • Stellwände oder Flipcharts
  • Bühnenbilder
  • Bühnenschmuck
  • Prospekt (bemalte Rückwand) oder Banner
  • Podeste für Elferrat, Chor oder Instrumentengruppen
  • sonstiges

Zum einen müssen alle Dekorationen schwer entflammbar sein. Auch müssen diese sicher aufgehängt oder gegen Umfallen gesichert werden.

Ansprechpartner in Bezug auf Bühnenbilder und deren Beschaffung ist Herr Windhövel.

Fragen Sie uns vor dem Kauf oder Bau von Bühnenbildern. Wir beraten Sie gerne.

» Detailfragen zum Saal und ggf. Rahmenprogramm
  • Was für eine Dekoration im Saal / im Foyer ist geplant?
  • zum Aufhängen an den Wänden und/oder an der Decke: Fahnen, Banner, Bilder, Stoffe, Girlanden…
  • Saalschmuck auf dem Boden: Blumen, Bäume, usw.
  • Tischschmuck (Tischdecken, Kerzen, frische Blumen)

Auch bei der Anschaffung und Verwendung von Deko können wir Sie beraten. Jede Deko muss schwer entflammbar sein. Bei Kerzen auf den Tischen empfehlen wir z.B. Teelichter oder Schwimmkerzen in Glasbehältern. Beim Thema Blumen ist zu bedenken, dass bei Kübelpflanzen auf den Schutz unserer Holzböden geachtet werden muss. Alle Pflanzen müssen frisch sein (Schnittblumen im Wasser, ansonsten alle Pflanzen mit Wurzel im Topf und gewässert, Tannenbäume frisch geschlagen).

» Was benötige ich für mein Catering?
  • Standort des Caterings
  • Buffet (ausreichend Stellfläche, Ablageflächen und ausreichend Zu- und Abwege)
  • eigene Räume zum Anrichten von Speisen
  • einen Raum für eine Rückholstation (einsammeln von gebrauchtem Geschirr)             
  • Strom- und Wasseranschlüsse
  • muss der Boden im Bereich des Caterings geschützt werden?
  • benötigen Sie für Kellner breitere oder zusätzliche Gänge?
  • gibt es Selbstbedienung?

Beim Catering wird oft der Platzbedarf für das Anrichten, Aufbauen (Buffet) und auch das Entsorgen der Teller (Essensreste) häufig unterschätzt. Daher sollte bei größeren Veranstaltungen auch der Caterer zur Absprache ins Haus mitkommen, um vor der Veranstaltung diese Fragen zu klären, um ggf. den Umfang oder die Organisation des Caterings verändern zu können. Bitte beachten Sie, dass die Nutzung von Grills (egal ob mit Kohle oder Gas) in unseren Räumen nicht erlaubt ist. Auch ist die Nutzung von Fritteusen nur in einigen Häusern möglich.

Zum Thema Catering können Ihnen gerne unsere Vermietberater, das Cateringteam oder die Hausverwalter Informationen geben.

» Was haben Sie veranstaltungsbegleitend vor?
  • Messestände oder Verkaufsstände im Foyer
  • Abendkasse
  • Autogrammkarten
  • Büchertisch
  • Verkaufstisch
  • Ausstellung von Fahrzeugen im Außenbereich

Die Foyers sind in den meisten Häusern notwenige Flucht- und Rettungswege und stehen nicht in allen Häusern für eine Nutzung zur Verfügung (fragen Sie bitte im Einzelfall nach). Auch sind nicht alle Außenbereiche nutzbar, weil sie zum öffentlichen Verkehrsraum gehören. Hier kann Ihnen das Hausteam Informationen geben.

» Habe ich einen Veranstaltungsleiter bestimmt?

Der Veranstaltungsleiter ist Ansprechpartner für alle. Der Veranstaltungsleiter muss auch Entscheidungen treffen können, ohne bei einem Dritten nachfragen zu müssen.

Der Veranstaltungsleiter muss allen Teamleitern (z.b. Chef des Catering, Techniker, Teamleiter, Sicherheitsdienst, Künstlern oder dem Agenten) persönlich vorgestellt werden. Bei größeren Veranstaltungen sollten sich diese Personen auch vor der Veranstaltung   (spätestens am Tag vor der Veranstaltung) zu einem Meeting treffen, um noch mal kurz den Ablauf oder Änderungen abzustimmen. Es sollte eine Telefonliste der Verantwortlichen mit Anmerkungen zum jeweiligen Verantwortungsbereich angefertigt und in Kopie an alle Beteiligten ausgehändigt werden.

» Welches Personal benötige ich für welche Aufgaben?
  • eigene Helfer für den Auf-, Um und Abbau
  • eigene Helfer während der Veranstaltung
  • Programmverantwortliche (Inspizient)
  • fremde Helfer für den Auf-, Um und Abbau
  • fremde Helfer während der Veranstaltung
  • Techniker (für Licht, Ton, Video oder Bühnentechnik)
  • Cateringpersonal
  • Hostessen
  • Garderobenpersonal
  • Sicherheitsdienst
  • Einlasskontrolle
  • Sicherheitsdienste
  • Personenkontrolle
  • Reinigungspersonal
  • Toilettenkräfte
  • Zwischenreinigung (z.B. bei Doppelvorstellungen)

Dies ist nur ein Überblick über mögliches Personal, welches für eine Veranstaltung notwendig sein kann. Die SAALBAU kann Ihnen in allen Bereichen das richtige Personal organisieren. Hier sprechen Sie am besten mit dem Team Veranstaltungstechnik.

» Benötige ich Polizei, Sanitätsdienst oder Brandsicherheitswache?

Ob Sie bei Ihrer Veranstaltung Polizei benötigen, kann Ihnen am besten die Polizei beantworten. Personen der Öffentlichkeit, Botschafter oder religiöse Gemeinschaften haben in der Regel schon einen Personenschutz durch die Polizei. Fragen Sie im Zweifel Ihren Ehrengast oder bei der Polizei nach. Man kann die zuständige Polizeiwache aber auch selbst informieren, wenn z.B. zu Ihrer Veranstaltung eine Protestaktion zu erwarten ist. So können die Schutzkräfte sich auf eine solche Situation vorbereiten und/oder Sie beraten.

Benötige ich einen Sanitätsdienst?

Es gibt keine Verpflichtung (unter 5000 Besucher) einen Sanitätsdienst zu bestellen. Sollten Sie aber nach Art und Umfang der Veranstaltung für eine Erstversorgung (mehr kann ein Sanitätsdienst nicht machen) sorgen wollen, sprechen Sie bitte mit diesem ab um was für eine Art von Veranstaltung es sich handelt. Bei einem Tanzturnier kann es zu andern gesundheitlichen Problemen kommen wie z.B. bei einem Seniorennachmittag.

Benötige ich eine Brandsicherheitswache?

Die Feuerwehr muss anwesend sein, „bei Veranstaltungen mit erhöhten Brandgefahren“ (MVStättVO §41.1). In Frankfurt ist es so geregelt, dass bei Standardveranstaltungen kein BSD benötigt wird. Wenn Sie aber offenes Feuer oder Zigaretten auf der Bühne nutzen möchten, oder Pyrotechnik zum Einsatz kommt, sind solche Besonderheiten mind. zwei Wochen vor der Veranstaltung beim Ordnungsamt anzumelden (siehe Formulare Veranstaltungsanmeldung). Der vorbeugende Brandschutz entscheidet dann in Verbindung mit dem Ordnungsamt ob ein BSD vor Ort sein muss. Der BSD ist kostenpflichtig!

In vielen Häusern ist das Nutzen von Nebelmaschinen nur Eingeschränkt möglich. Hierzu fragen Sie bitte beim Team Veranstaltungstechnik nach.

» Habe ich an alle Vorgaben und Vorschriften gedacht?
  • maximale Schallpegel bei einer Veranstaltung
  • Bestuhlungsplan (vor dem Verkauf von Karten) mit der SAALBAU abgestimmt.
  • sind Tombola, Messen beim Ordnungsamt angemeldet
  • Sicherheitsbestimmungen und die AGBs der SAALBAU gelesen
  • eigene elektrische Geräte wurden mit einem E-Check geprüft
  • Stoffe, Fahnen, etc. sind schwer entflammbar
  • alle Aufhängungen entsprechen der BGV C1

Das gesamte Team der SAALBAU, insb. der Veranstaltungstechnik helfen Ihnen bei allen diesen Fragen gerne.

Treten Sie schon bei der Planung mit uns in Kontakt. Alles, was geklärt werden kann, macht Ihnen und uns keine Kopfschmerzen. Die ganzen Regeln und Vorschriften sind nicht von uns gemacht worden, aber wir und Sie sind für die Einhaltung verantwortlich und daher müssen wir ggf. auch manches untersagen oder sogar verbieten. Aber gemeinsam finden wir bestimmt Alternativen.

» Und nicht vergessen...
  • Ihr eigenes leibliches Wohl (Trinken/Essen)
  • eine Pufferstunde zwischen Aufbau und Einlass einplanen
  • während des Puffers auch mal 10 Minuten zurückziehen und Energie tanken.
  • Arbeiten delegieren und kommunizieren

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